Manuel de la caisse sécurisée

1.Périmètre couvert

Couvert. Fonctionnalités de caisse de Comblo : enregistrement des règlements des clients (encaissements sur place par mode de paiement, paiements en ligne, ventes de cartes cadeaux et de packs, règlements par carte cadeau, restitutions de caution, remboursements et annulations) dans le journal de caisse sécurisé ; factures et avoirs émis (figés dès leur émission, corrigés uniquement par avoir) et règlements reçus sur ces factures ; clôtures journalières, mensuelles, annuelles et d'exercice (grand total et total perpétuel) ; exemplaires et duplicatas des documents ; archivage signé ; journal des événements ; mode formation (opérations fictives, hors totaux).

Non couvert. Statistiques et rapport comptable (documents d'aide à la gestion, non probants) ; données importées d'un autre logiciel (historiques antérieurs à l'utilisation de Comblo ; chaque import est tracé au journal des événements) ; encaissements faits dans un autre logiciel de caisse de l'établissement, notamment le solde sur place lorsque l'établissement a choisi de l'y encaisser (réglage tracé au journal des événements).

Hors de Comblo. Les ventes enregistrées dans un autre logiciel ou une autre caisse (bar, restauration, boutique tenue sur une caisse tierce) ne passent pas par Comblo. Cette caisse doit disposer de son propre certificat ou de sa propre attestation.

Solde sur place. Chaque établissement choisit, à l'inscription puis dans Paramètres › Encaissement sur place, où il encaisse le reste à payer le jour de la séance. Avec Dans Comblo, le solde entre au journal comme tout autre règlement. Avec Dans un autre logiciel de caisse, Comblo n'enregistre que les acomptes et paiements en ligne, les cartes cadeaux et les règlements de factures. Il indique le reste à régler sans proposer de l'encaisser, et le solde relève alors du logiciel de caisse de l'établissement. Chaque changement de ce réglage est tracé au journal des événements (code 40).

Imports. L'historique repris d'un autre logiciel (réservations, clients, créneaux) n'est pas une opération de caisse de Comblo. Il n'entre donc pas au journal. Chaque import est tracé au journal des événements (code 100), avec le nombre de lignes importées. Les paiements reçus ensuite sur une réservation importée sont enregistrés au journal comme les autres.

2.Les quatre garanties

• Inaltérabilité. Chaque paiement reçu ou rendu est inscrit dans un journal où l'on ne peut qu'ajouter des lignes. La base de données refuse toute modification et toute suppression, y compris par l'éditeur depuis le logiciel. Une erreur se corrige par une ligne d'annulation motivée, suivie si besoin d'une nouvelle opération. Une facture ou un avoir émis est figé, et se corrige uniquement par un avoir.
• Sécurisation. Chaque ligne porte un numéro sans trou et une empreinte SHA-256 qui inclut celle de la ligne précédente. Toute ligne retirée ou modifiée casse donc la chaîne. Chaque opération, chaque événement et chaque clôture est en outre signé (Ed25519) par BLProd. Les clôtures figent les totaux de chaque période.
• Conservation. Toutes les données restent dans la base, hébergée dans l'Union européenne. Voir la politique de conservation ci-dessous.
• Archivage. Des archives signées, dans un format ouvert (CSV et JSON), sont produites automatiquement et peuvent être téléchargées à tout moment.

3.Au quotidien

• Encaisser sur place : depuis la réservation, choisir le moyen de paiement (carte, espèces, chèque, virement, ANCV…). L'opération est inscrite au journal à l'instant de l'enregistrement, avec la TVA comprise et l'opérateur.
• Paiements en ligne (acomptes, soldes, cartes cadeaux, packs) : inscrits automatiquement à la confirmation du prestataire de paiement, une seule fois même si la confirmation arrive plusieurs fois.
• Règlement par carte cadeau : inscrit sans nouvel argent reçu, car la carte a été encaissée à sa vente. Il n'est pas compté une deuxième fois dans les totaux.
• Corriger une erreur : un règlement ne se modifie pas et ne se supprime pas. On l'annule en indiquant un motif, ce qui ajoute une ligne négative liée à la ligne d'origine, puis on saisit le bon règlement.
• Rembourser : le remboursement est inscrit en négatif, sur place ou via le prestataire en ligne.
• Réservations : une réservation encaissée ne se supprime plus. Les annulations et suppressions de réservations sans encaissement, ainsi que les changements de montant, sont tracés au journal des événements.
• Factures et avoirs : un brouillon reste modifiable et n'a pas de numéro. À la finalisation, la facture reçoit le numéro suivant de sa série et devient définitive. Les règlements reçus sur une facture sont inscrits au journal.
• Duplicatas : le premier exemplaire tiré d'une facture, d'un avoir, d'un devis ou d'un ticket Z (téléchargé, envoyé ou imprimé) est l'original. Chaque reproduction suivante porte « DUPLICATA n° X », est comptée et tracée. Un aperçu à l'écran porte « Copie de consultation ».

4.Clôtures et ticket Z

Les clôtures sont faites automatiquement chaque heure, dès qu'une période est terminée : chaque jour qui a eu des opérations (ticket Z), chaque mois, chaque année civile et, pour un exercice décalé, chaque exercice. Chaque clôture fige le total de la période, la TVA comprise, le détail par moyen de paiement, le grand total de l'exercice et le total perpétuel, qui ne revient jamais à zéro. Une période ne se clôture qu'une fois.

Tout se consulte dans Clôtures de caisse. Chaque ticket Z peut être imprimé, et chaque réimpression est un duplicata compté. Le mois de début d'un exercice décalé se règle au même endroit, et son changement est tracé.

5.Archives fiscales et vérification

Une archive est produite automatiquement à chaque clôture mensuelle, annuelle et d'exercice. Toute autre période peut être archivée sur demande depuis Clôtures de caisse › Archives. Chaque archive est un dossier compressé qui contient :

• le journal des opérations, les clôtures, le journal des événements et le registre des exemplaires, en CSV et en JSON ;
• le journal des versions de la caisse ;
• une notice (LISEZMOI) qui décrit chaque colonne et la façon de recalculer les empreintes ;
• un manifeste avec l'empreinte de chaque fichier, sa signature, et la clé publique qui permet de la vérifier.

Le bouton Vérifier l'intégrité de Clôtures de caisse recalcule à tout moment la numérotation, le chaînage et les signatures du journal, des événements et des clôtures. Chaque vérification et chaque téléchargement d'archive est tracé.

6.Journal des événements

Les événements techniques sont inscrits dans un second journal, protégé comme le premier : ajout seul, chaînage, signature. Chaque type d'événement a un code :

7.Mode formation

Pour former l'équipe ou essayer une manipulation, Clôtures de caisse ouvre un espace de formation séparé. Il reprend la configuration de l'établissement, mais jamais ses moyens de paiement. Tout ce qui s'y enregistre est marqué « simulation » par la base de données et n'entre dans aucun total réel. Les documents portent « document fictif » et un bandeau rappelle le mode en permanence. La création, l'entrée, la sortie et la réinitialisation sont tracées au journal des événements de l'établissement réel (code 150).

8.Politique de conservation et de purge

• Données conservées : journal des opérations, journal des événements, clôtures, archives, registre des exemplaires, factures et avoirs émis.
• Durée : Comblo n'efface jamais ces données. Elles sont conservées au moins 6 ans à compter de la dernière opération (article L. 102 B du livre des procédures fiscales), et 10 ans pour les factures (article L. 123-22 du code de commerce).
• Aucune purge possible : la base de données refuse la suppression de ces données. Elle refuse aussi la suppression d'un établissement ou d'un compte dont la caisse est en service.
• Seule purge : les données fictives des espaces de démonstration (supprimés 7 jours après leur création) et des espaces de formation (effacées à leur réinitialisation). Elles sont marquées « simulation » dès leur enregistrement.
• Fin d'abonnement : l'accès à Clôtures de caisse (journal, événements, clôtures, archives) reste ouvert sans abonnement, pour toute la durée de conservation. BLProd remet aussi les archives de toute période sur simple demande à contact@comblo.fr.
• Données personnelles : une demande d'effacement d'un client final s'applique à sa fiche client. Les réservations encaissées, les lignes du journal et les factures émises restent conservées, car leur conservation est une obligation légale (article 17, 3, b du RGPD).
• Hébergement : base de données et fichiers chez Supabase (base de données et fichiers hébergés dans l'Union européenne — région Europe/Paris). Les archives sont stockées dans un espace privé, accessible seulement depuis le compte de l'établissement.

9.En cas de contrôle fiscal

L'établissement présente :

• l'attestation individuelle de l'éditeur, fournie par BLProd et complétée par l'établissement ;
• les archives fiscales de la période contrôlée, téléchargées depuis Clôtures de caisse › Archives, avec leur notice ;
• au besoin, les tickets Z et les clôtures mensuelles et annuelles, imprimables depuis le même écran ;
• les justificatifs de la caisse tierce éventuelle (bar, restauration), qui ne relève pas de Comblo.

L'agent peut vérifier l'intégrité des données sans le logiciel : la notice de chaque archive décrit le calcul des empreintes, et la clé publique jointe permet de vérifier les signatures.

10.Versions de la caisse

• Version majeure (2.0 → 3.0) : modifie la façon dont l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation ou l'archivage sont garantis (empreintes, signature, calcul des clôtures, structure des données fiscales, format des archives), ou retire une garantie. Nouvelle attestation de l'éditeur.
• Version mineure (2.1, 2.2…) : ajoute sans modifier ni retirer ce qui existe (événement tracé, signature supplémentaire, document, affichage, correction sans effet sur les données enregistrées). L'attestation de la version majeure reste valable.

11.Engagements de l'éditeur

• Toute évolution qui touche la caisse est classée en version mineure ou majeure, selon la règle ci-dessus, et inscrite au journal des versions avant sa mise en production.
• Avant et après chaque version, une campagne de non-régression est rejouée. Elle vérifie que la base refuse toujours les modifications et suppressions, que la numérotation, le chaînage, les clôtures, les factures, les duplicatas et la simulation fonctionnent, et que les chaînes et signatures de tous les établissements sont intactes. Un seul échec bloque la mise en production. Les rapports sont conservés.
• Chaque mise à jour est inscrite au journal des événements de chaque établissement (code 120).
• Une version majeure donne lieu à une nouvelle attestation. BLProd s'interdit toute fonction qui permettrait de modifier ou d'effacer des données enregistrées, et toute intervention directe sur ces données.
• La clé de signature est conservée par BLProd seul. En cas de changement de clé, l'ancienne clé publique reste publiée, pour que les données déjà signées restent vérifiables.